TUGAS DAN PORTFOLIO SETIAP MAJLIS TERTINGGI
PRESIDEN
1. Menentukan dan mencadangkan nama MAJLIS TERTINGGI BISMARK kepada PENASIHAT untuk dilantik pada pemilihan majlis yang tertinggi akan datang.
1. Menentukan dan mencadangkan nama MAJLIS TERTINGGI BISMARK kepada PENASIHAT untuk dilantik pada pemilihan majlis yang tertinggi akan datang.
2. Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat induk MAJLIS TERTINGGI bersama semua exco ataupun program yang dijalankan oleh exco .
3. Menentukan bersama naib presiden ,setiausaha dan penolong setiausaha serta bendahari, takwim BISMARK/ perancangan BISMARK yang lengkap dan diserahkan kepada penasihat BISMARK.
4. Membuat semakan terakhir dan kebenaran bertulis atas kertas-kertas cadangan atau apa sahaja berkaitan perkara dasar sebelum dihantar kepada penasihat persatuan atau pegawai lain.
5. Memastikan minit mesyuarat setiap mesyuarat disahkan sebelum disimpan ke fail berkaitan oleh setiausaha / penolong setiausaha.
6. Memantau setiap aktiviti pelajar BISMARK yang berkaitan.
7. Menentukan “Jawatankuasa ad hoc” perlu diwujudkan atau tidak untuk sesuatu program yang dilaksanakan.
8. Membuat keputusan hal-hal berkaitan dengan BISMARK mengikut kesesuaian isu dan keadaan.
9.. Bertanggungjawab memohon peruntukan tambahan dan semua keperluan peralatan tambahan jika perlu dalam sesuatu aktiviti yang dilaksanakan.
10. Menjadi individu penting dalam mengeratkan perhubungan antara ahli BISMARK
11. Berucap dalam majlis rasmi BISMARK atau majlis-majlis rasmi yang berkaitan.
12. Menerima dan menjalankan tugas yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh penasihat dari masa ke semasa.
13.Mengagihkan portfolio masing2
dengan kerja dan aktiviti yang telah dipertanggungjawabkan.
14.Memastikan blog rasmi BISMARK
sentiasa dikemaskini dan diupdate dengan info2 trkini stiap masa.
15. Membantu membuat pemantauan aktviti setiap exco.(
EXCO ICT DAN KOMUNIKASI)
NAIB
PRESIDEN 1
1. Menjalankan tanggungjawab dan amanah sebagai Presiden ketika ketiadaan Presiden atau diamanahkan oleh Presiden.
1. Menjalankan tanggungjawab dan amanah sebagai Presiden ketika ketiadaan Presiden atau diamanahkan oleh Presiden.
2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan BISMARK yang lancar dan berkesan bersama Naib Presiden 2,Setiausaha, Penolong Setiausaha, Bendahari dan exco-exco lain.
3.Memastikan setiap aduan dan cadangan yang diterima dari ahli ditangani dan diselesaikan dengan cara baik..
4. Membantu presiden membuat pemantauan aktviti setiap
exco.( EXCO PUBLISITI DAN PEMASARAN, EXCO PERHUBUNGAN LUAR DAN KORPORAT)
5. Menerima dan menyemak laporan aktiviti serta memaklumkan penambahbaikan aktiviti (bertulis) kepada Presiden dan Penasihat aktiviti BISMARK.
6. Memastikan semakan rekod-rekod Bendahari dijalankan sebulan sekali sebelum dimaklumkan kepada Presiden dan Penasihat Persatuan.
7. Memastikan Laporan Aktiviti Semester disediakan (dalam bentuk laporan yang sesuai) oleh exco yang berkaitan.
8. Menerima dan menjalankan tugas yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
NAIB PRESIDEN 2
1.
Menjalankan tanggungjawab dan amanah sebagai Presiden ketika ketiadaan Presiden
dan ketiadaan Presiden 1atau diamanahkan oleh Presiden atau Naib Presiden 1.
2.Menjalankan program
Sebagai Ketua Projek di dalam salah satu aktiviti BISMARK yang akan dijalankan.
3. Memastikan semakan minit2 mesyuarat Setiausaha
dijalankan sebulan sekali sebelum dimaklumkan kepada Presiden dan Penasihat Persatuan.
4. Membantu presiden membuat
pemantauan aktviti setiap exco.( EXCO PERHUBUNGAN DALAMAN DAN KEBAJIKAN, EXCO
KEROHANIAN DAN PEMBANGUNAN UMMAH)
5. Membantu memantau setiap
aktiviti pelajar BISMARK yang berkaitan.
6. . Peka dengan semua arahan
samada dari pihak pengurusan BISMARK sendiri untuk diambil tindakan sewajarnya.
7.Membuat dan mengedarkan maklumat
pengurusan BISMARK yang terkini kepada semua exco, timbalan exco dan rakan
exco.
SETIAUSAHA
(SU)
1. Membantu Presiden dan Naib Presiden membuat takwim / perancangan aktiviti sepanjang tahun dengan teliti dan jelas..
2. Memastikan sistem pemfailan dan rekod fail BISMARK tersusun dan sentiasa dikemaskini kecuali rekod kewangan yang dikawal oleh bendahari.
1. Membantu Presiden dan Naib Presiden membuat takwim / perancangan aktiviti sepanjang tahun dengan teliti dan jelas..
2. Memastikan sistem pemfailan dan rekod fail BISMARK tersusun dan sentiasa dikemaskini kecuali rekod kewangan yang dikawal oleh bendahari.
3. Menyedia dan mengedarkan surat panggilan mesyuarat BISMARK dalam masa yang sesuai dan munasabah.
7. Memaklumkan setiap perkembangan mesyuarat, aktiviti dan perjalanan BISMARK samada secara bertulis atau lisan atau sebagainya kepada penasihat
8. Memastikan setiap Exco menghantar laporan aktiviti dalam bentuk standard (format disediakan) 2 minggu selepas aktiviti berjaya dilaksanakan.
9. Menerima dan menjalankan tugas yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
PENOLONG
SETIAUSAHA (PSU)
1. Menjalankan tugas-tugas setiausaha ketika ketiadaannya atau menerima arahan lain dari masa ke semasa.
1. Menjalankan tugas-tugas setiausaha ketika ketiadaannya atau menerima arahan lain dari masa ke semasa.
2. Bersama Setiausaha, berbincang dan memastikan BISMARK mempunyai sistem rekod yang terkini dan tersusun.
3. Menyimpan rekod semua bahan-bahan cetak samada yang diedarkan atau yang diterima di dalam sistem rekod yang tersusun dan berkesan.
5. Memastikan sijil-sijil disiapkan oleh semua setiausaha program di dalam setiap aktiviti BISMARK yang dijalankan.
6. Menerima dan menjalankan tugas yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
BENDAHARI
1. Membuat semakan dan memberikan komen dan cadangan peruntukan yang diperlukan oleh exco sebelum dihantar kepada pihak atasan.
1. Membuat semakan dan memberikan komen dan cadangan peruntukan yang diperlukan oleh exco sebelum dihantar kepada pihak atasan.
2. Memastikan semua perbelanjaan mempunyai resit dan lain-lain bukti pembelian serta catatan ringkas setiap perbelanjaan.
4. Menyediakan dan menyerahkan laporan kewangan 3 bulan sekali kepada Penasihat
5. Memaklumkan kelulusan kewangan kepada pemohon.
6. Menyimpan semua rekod kewangan dengan tersusun dan kemas agar mudah dirujuk. Semua rekod mesti terpelihara dengan sempurna di dalam fail
7. Bersama YDP, NYDP, SU dan PSU menguruskan BISMARK terutamanya dalam hal berkaitan kewangan.
9. Menerima dan menjalankan tugas yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
NAIB
BENDAHARI
1. Membantu Bendahari membuat
semakan dan memberikan komen dan cadangan peruntukan yang diperlukan oleh exco
sebelum dihantar kepada pihak atasan.
2. Membantu Bendahari memastikan semua perbelanjaan mempunyai resit dan lain-lain bukti pembelian serta catatan ringkas setiap perbelanjaan.
4. Membantu Bendahari menyediakan dan menyerahkan laporan kewangan 3 bulan sekali kepada Penasihat
5. Membantu Bendahari ,emaklumkan kelulusan kewangan kepada pemohon.
6. Membantu Bendahari menyimpan semua rekod kewangan dengan tersusun dan kemas agar mudah dirujuk. Semua rekod mesti terpelihara dengan sempurna di dalam fail
7. Bersama Bendahari,YDP, NYDP, SU dan PSU menguruskan BISMARK terutamanya dalam hal berkaitan kewangan.
8.Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
EXCO ICT DAN KOMUNIKASI
1. Bertanggungjawab mengemaskini segala maklumat di blog dan FACEBOOK BISMARK.
2. Bertanggungjawab membuat satu projek berkaitan BISMARK.
1. Bertanggungjawab mengemaskini segala maklumat di blog dan FACEBOOK BISMARK.
2. Bertanggungjawab membuat satu projek berkaitan BISMARK.
3. Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
EXCO PUBLISITI DAN PEMASARAN
1.Bertanggungjawab membuat
sebarang promosi berkaitan aktiviti BISMARK menggunakan sebarang media yang
bersesuaian.
2.Bertanggungjwab mengemaskini
carta organisasi BISMARK
3.Bertanggungjwab membuat satu projek
berkaitan BISMARK
4. Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
EXCO PERHUBUNGAN LUAR DAN KORPORAT
1.Bertanggungjawab
menjalankan aktiviti luar bersama persatuan atau NGO luar supaya dapat menambah
pengalaman di kalangan ahli persatuan
2.Bertanggungjawab menjalankan
projek berkaitan BISMARK
3. Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
EXCO PERHUBUNGAN DALAMAN DAN KEBAJIKAN
1.Bertanggungjawab menjalankan
aktiviti dalaman yang boleh merapatkan hubungan dalaman antara ahli
2.Bertanggungjawab menjalankan
projek berkaitan BISMARK
3. Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
EXCO KEROHANIAN DAN PEMBANGUNAN UMMAH
1. Memastikan terdapat aktiviti
yang berbentuk rohani dan moral disediakan kepada pelajar samada dalam atau
luar kampus.
2. Menerapkan nilai-nilai murni dalam semua aktiviti pelajar dan memastikan nilai murni yang wujud diterap secara berterusan dan konsisten.
3. Menentu dan memastikan penceramah dalam dan luar yang diundang tiada kepentingan lain selain menyampaikan ilmu pendidikan. Jemputan penceramah mesti mendapat kelulusan pihak pengurusan terlebih dahulu.
2. Menerapkan nilai-nilai murni dalam semua aktiviti pelajar dan memastikan nilai murni yang wujud diterap secara berterusan dan konsisten.
3. Menentu dan memastikan penceramah dalam dan luar yang diundang tiada kepentingan lain selain menyampaikan ilmu pendidikan. Jemputan penceramah mesti mendapat kelulusan pihak pengurusan terlebih dahulu.
4. Menerima dan menjalankan tugas
yang sesuai sebagaimana yang diarahkan oleh pihak atasan dari masa ke semasa.
